Escritório Virtual ou Escritório em Nuvem

Conceito

Escritório virtual ou em nuvem é um tema que já existe há bastante tempo, no entanto, nos últimos dois anos ele ganhou uma proporção muito grande pelo advento da pandemia. Vimos que não se trata mais de uma tendência tecnológica do mercado, mas de algo que já está presente e funcionando intensamente em todos os segmentos empresariais.

A aplicação da computação em nuvem se resume na entrega de recursos de TI sob demanda por meio da Internet, com definição de preço e pagamento conforme o uso.

Em vez de comprar, ter e manter datacenters e servidores físicos, você pode acessar serviços de tecnologia – como capacidade computacional, armazenamento e bancos de dados – conforme a necessidade.

Por isso, pensar em contabilidade na nuvem é estar conectado à tecnologias já firmadas no mercado. É uma excelente solução para melhorar sua gestão e seus negócios.

Definição – “O que é a Contabilidade em Nuvem”?

A contabilidade em nuvem é a utilização do escritório contábil em uma solução de computação em nuvem. Em vez de operar em uma infraestrutura física (com softwares instalados nas máquinas e servidores locais), você utiliza os sistemas em nuvem, que são remotos e alocados em plataformas totalmente online, para organizar os serviços e a gestão da empresa contábil.

Com isso, o escritório consegue aumentar a sua escala de negócios, já que seus funcionários não precisarão estar especificamente em um único ambiente para conseguir produzir suas demandas, podendo então vender novos serviços/produtos e inovar em várias outras formas de atendimento aos seus clientes.

Redução de custos

Qual o custo para manter sua infraestrutura de TI? Na medida em que um negócio cresce, é preciso ajustar a capacidade dos servidores, realizar manutenções nas redes da empresa, ampliar os investimentos com backup das informações e atualização de software. Em alguns casos, é preciso adquirir e instalar novos softwares. Tudo isso gera um custo grande para o escritório contábil, certo? Mas com a contabilidade na nuvem você gasta sob demanda. Essa é a primeira grande economia que a computação em nuvem proporciona.

Além disso, não há mais necessidade de reservar espaços físicos para alocar todos esses equipamentos. Sua infraestrutura física de TI será a mínima possível, pois seus dados serão completamente armazenados no sistema digital em nuvem. Sem precisar de espaço físico para guardar documentos em papel, você pode ter um escritório mais organizado e, talvez, menor. Isso ajuda também na manutenção dos baixos custos em infra.

Otimização e produtividade

A customização e otimização dos fluxos de trabalho são alvos que os empresários contábeis precisam buscar incessantemente, a fim de que esses recursos aumentem a produtividade dos seus processos internos e ampliem a mobilidade operacional dos profissionais do escritório contábil.
A contabilidade na nuvem é hoje sem dúvida um exemplo a ser seguido.

Em primeiro lugar, a nuvem permite criar ambientes mais integrados. Isso significa centralizar o acesso a arquivos estratégicos e trocar dados de forma ágil. Nesse sentido, a contabilidade na nuvem pode promover a integração de suas equipes, estejam elas em lugares diferentes ou não.

Essa otimização de rotinas por meio da integração também contribui positivamente para a relação com o cliente. O contador que consegue engajar seu cliente a adotar a contabilidade digital, envolvendo-o nesse processo, otimiza bastante a troca de informações.

A contabilidade na nuvem permite que ele faça os lançamentos financeiros na plataforma, assim, eles aparecem no sistema do contador de forma automática. Não é preciso mais enviar por e-mail, digitalizar documentos ou mandar impressos por malote. A troca de informações é feita em tempo real e isso reduz bastante as chances de algo sair errado. Além disso, o profissional terá mais tempo para analisar esses dados e auxiliar na tomada de decisões.

Por fim, a centralização das informações em uma única plataforma também contribui para a produtividade. Os profissionais, sempre que precisarem de uma informação, poderão buscá-la rapidamente. Nesse sentido, muitas soluções de nuvem contribuem para que o gestor evite a existência de arquivos semelhantes com diferentes versões.

Segurança de dados

Uma das grandes preocupações de quem adota soluções em nuvem é a segurança dos dados. Na contabilidade, é fundamental manter os dados dos clientes em segurança, porque muitos dizem respeito ao core business e a estratégias do negócio. Perder ou ter os dados comprometidos pode ser um desastre.
Felizmente, a contabilidade na nuvem possui uma segurança muito eficiente, pois os dados armazenados no servidor são protegidos por criptografia. Somente quem tem acesso permitido consegue acessar os documentos.

A segurança na nuvem também é um modelo que minimiza os riscos de perda, extravio, furtos, danos causados por má conservação, incêndios e outros desastres. Afinal, não existe um local físico que pode ser atingido por esses eventos. Já os arquivos mantidos em máquinas podem ser corrompidos ou hackeados. Com a nuvem, isso é um pouco mais difícil de acontecer.

Por fim, vale também mencionar que a contabilidade na nuvem permite a realização de backups automáticos. É possível configurar a frequência para que nenhum dado fique de fora dos backups. Dessa forma, o profissional pode recuperar qualquer arquivo em caso de necessidade.

O que preciso fazer para migrar o meu ambiente para a nuvem:

Primeiro é importante que você conte com uma empresa especializada no assunto e consolidada no mercado de TI, para que você mitigue quaisquer riscos na operação.

Tecnologias Afetadas na Migração:

Comunicação – Trocando a telefonia analógica por VoIP.
Sistemas ERP – Migrando para computação em nuvem.
Servidor de Arquivo – Migrando para Colaboração online, Microsoft 365 com o SharePoint e/ou com o G Drive do Google.
Servidor de E-mail – Migrando para Colaboração online, Microsoft 365 com o Exchange e/ou com o G Suite do Google.

É importante continuar ou contratar sistema de gestão de processos, para se manter atento às rotinas dos usuários e à entrega das obrigações contábeis.

Funcionamento das Tecnologias em Nuvem

VoIP

É a tecnologia que nos permite fazer ligações telefônicas utilizando a internet. O benefício dessa tecnologia no escritório virtual é muito grande. Simplesmente você terá um PABX virtual, com ramais, árvore de opções, gravações, chat, ligações gratuitas entre ramais, transferência de chamadas e centralização de agenda telefônica num só lugar e com os ramais no computador ou celular do colaborador. Com o VoIP o colaborador utiliza o sistema de voz como se estivesse num escritório padrão. Esse sistema é fundamental para manter os contatos da sua empresa centralizados, evitando assim, que os colaboradores usem ou passem seus números pessoais aos clientes.

Sistemas ERP

Sua empresa utiliza um sistema integrado de gestão empresarial onde estão os dados e processos organizacionais. Esse sistema dificilmente já está em nuvem, portanto é fundamental migrar esse ambiente para uma nuvem pública ou privada para permitir que os colaboradores acessem esse ambiente de qualquer local. Para que isso funcione, é necessário instalar o ERP num servidor hospedado numa nuvem e compartilhar seções para os usuários. Essas seções devem ser seguras e flexíveis a ponto de o usuário não sentir diferença entre o ambiente local e o remoto.

Colaboração online

Quando falamos de colaboração online, falamos de compartilhamento de arquivos, mensagens eletrônicas (e-mails) e uma suíte de escritório que permita a utilização de documentos, planilhas eletrônicas, apresentações e documentos no formato PDF. A mais famosa é a suíte da Microsoft, a Microsoft 365 ou Office 365. O Google também possui uma suíte semelhante, chamada GSuite. Com essa tecnologia você substitui o antigo servidor de arquivos pelo SharePoint ou pelo GDrive e continua criando, compartilhando e acessando os seus arquivos de forma estruturada e com níveis de permissão bem definidos.

Os e-mails passam a ser online, podendo ser configurados em vários dispositivos como computadores e celular, ou via navegador de internet. Tudo isso sem perder a capacidade de armazenamento e funcionalidades como agenda, arquivo morto e regras de mensagens.

Gestão de pessoas

Esse é um ponto muito importante, pois com ele você conseguirá ajudar os colaboradores a performar, mesmo estando fora de um ambiente controlado como um escritório comum. A gestão passa desde o gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia até a motivação dos colaboradores através da melhora na qualidade de vida devido à redução de tempo gasto em deslocamentos e a possibilidade de estar num local mais variado em relação a uma sala de escritório.

Com os colaboradores espalhados nos vários locais é importante que eles estejam focados, com as atividades bem definidas e seguindo os processos internos. As solicitações dos clientes devem ser registradas e classificadas de acordo com a urgência e impacto. Um sistema de chamados é uma excelente ferramenta para isso, com ele há a possibilidade de registrar as demandas, mensurar o tempo das atividades e evitar que solicitações sejam perdidas. O sistema pode também registrar essas demandas de forma automática como, por exemplo, via WhatsApp e e-mails. A ferramenta também é importante para saber qual cliente demanda mais e qual demanda menos, possibilitando que gestão tome atitudes para engajar mais o cliente ou melhorar a qualidade dos seus serviços.

Outros benefícios

Uma coisa importante e que torna o escritório virtual possível é a ausência de grandes investimentos para construção da estrutura. Você deixa de gastar rios de dinheiro com servidores físicos, softwares caros e energia elétrica sem deixar de ter esses recursos. Qual é a mágica? Trocar CAPEX por OPEX! Na compra de um servidor físico, por exemplo, você precisa ter capacidade de processamento que suporte o crescimento da sua empresa pelos próximos cinco anos, pelo menos. Assim você paga por uma máquina duas a dez vezes maior que a sua necessidade atual de processamento. Você fica com um ativo com baixa liquidez e no final do ciclo de vida ele perde o seu valor. Trocando esse ativo por serviço, você passa a não gastar na aquisição e paga apenas pelo que usar e quando usar. Dilui um valor muito mais baixo por todo o período, tendo a flexibilidade de reduzir ou aumentar o tamanho do seu ambiente de forma muito simples.

Os softwares seguem esse conceito. Você passa a alugar a licença mais atual e na quantidade exata necessária, e deixa de gastar com um software – um ativo sem liquidez, que se joga fora quando há atualização, troca de fabricante ou de fornecedor. Podemos afirmar com tranquilidade que, os softwares, em termos de valores, representam mais da metade do valor de todos os ativos na TI.

Outras perguntas

Posso devolver minha sala?
Acho importante você tomar essa decisão baseada no perfil do seu negócio, o melhor feeling é o seu para essa resposta. Pode ser que um endereço fiscal e o valor da economia do espaço que você entende não precisar mais, seja exatamente o valor que estava faltando para novos investimentos na gestão ou no marketing da sua empresa. Agora, se você entende que, mesmo com tudo em nuvem, ainda precisa de um espaço físico reduzido, existe a possibilidade da locação de espaço de coworking, que têm sido uma excelente solução custo-benefício.

O que faço com meus computadores atuais?
Sempre será necessário um computador para acessar o ambiente em nuvem, independentemente desse ambiente estar em nuvem ou local. O que muda é o tipo de utilização dos recursos do computador (memória, processador, etc), que serão menos utilizados quando o ambiente está em nuvem, que se apoia mais no servidor e não na máquina local. Caso sua empresa migre para o home office, as máquinas podem ser cedidas aos funcionários, que pode continuar trabalhando de sua casa e mantendo a distinção entre o espaço particular e o profissional.

O Fornecedor do meu ERP não oferece nuvem ou a nuvem deles é muito cara ou lenta. O que eu faço?
Uma boa empresa de Gestão de TI pode migrar o seu ERP para a nuvem. É possível, por meio de nuvem pública ou privada, criar um ambiente computacional personalizado e utilizar softwares específicos para fazer com que o seu ERP fique disponível online para os seus colaboradores.

Se faltar luz ou internet na casa do meu colaborador?
Tenha sempre um plano B nesses casos. O seu colaborador pode utilizar um laptop do escritório que entregue uma autonomia de, pelo menos, duas horas de bateria junto ao 4G e continuar trabalhando normalmente. Mesmo na internet 4G, o VoIP funciona de forma apropriada e o acesso ao ERP continua com uma boa resposta. Não é a mesma coisa da banda larga, mas essa diferença vai acabar com a chegada do 5G.

Você pode também criar um processo no qual o colaborador vá para o escritório ou para um coworking próximo, como os de Shopping. Lembre-se de que a tecnologia de escritório virtual deve considerar a utilização desses locais menos controlados. Não deixe de ter a segurança como um dos pilares da sua empresa.

Como eu controlo a produtividade estando a distância?
A princípio você controlará a produtividade da mesma forma que já controlava antes, no entanto talvez seja necessário implementar sistemas que possuam um timesheet que mensurem tempos de processos, tendo seus KPI e critérios claros e bem definidos sobre o fluxo de trabalho atual. Um sistema de gestão de processos pode ajudar muito nesse controle.

Como eu promovo a integração e comunicação entre os colaboradores?
Utilize os chats e conferências que o seu VoIP deve possuir. Faça com que seus líderes deleguem tarefas operacionais para os técnicos. Você pode promover também reuniões em vídeo com os colaboradores, desde que essas reuniões sejam produtivas e com assuntos bem definidos.

Conclusão

É possível colocar desde o seu pequeno escritório até a sua grande empresa nas nuvens, reduzindo custos e tornando o seu negócio mais moderno e competitivo. Contar com uma empresa de Gestão de TI conceituada e especializada no assunto também é importante, dessa forma você evita sustos e gastos desnecessários.

Esse conteúdo foi elaborado pelo CEO e sócio fundador da Diversa Tecnologia, Marcos Vinicius e pelo sócio e Diretor de Tecnologias da Diversa, Willian Matiello.