Em 27 de outubro de 2026, o Conselho Nacional de Justiça decidiu admitir que procurações e outros documentos apresentados em processos de todo o Poder Judiciário sejam assinados por meio do gov.br. A decisão alcança as contas de nível prata e ouro, e firma que a ausência de certificado digital não é, por si só, justificativa para a recusa genérica e automática de um documento processual (JOTA).
A medida altera a Resolução CNJ 185/2013, que instituiu o Processo Judicial Eletrônico, e foi relatada pela conselheira Noemia Porto. Segundo o voto, a admissibilidade "deve ser o parâmetro geral", e a exigência de segurança adicional precisa decorrer de particularidades concretas do caso.
Para o escritório, a leitura imediata é de alívio: menos recusa, menos emenda de petição, menos cliente travado porque não tem token. A leitura menos óbvia é a que interessa a este artigo. Quando a assinatura deixa de depender de um certificado em custódia do escritório e passa a depender de uma conta pessoal do cliente, o ponto frágil muda de lugar: sai do cofre de certificados e vai para o caminho que o arquivo percorre entre o cliente e o protocolo.
O que a decisão muda, em termos práticos
A Resolução 185/2013 tratava como assinatura digital aquela certificada dentro da ICP-Brasil — o que a Lei 14.063/2020 chama, no art. 4º, de assinatura eletrônica qualificada. O gov.br produz uma assinatura eletrônica avançada: usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil, mas precisa estar associada ao signatário de maneira unívoca e permitir detectar qualquer modificação posterior.
Três pontos da decisão merecem atenção de quem cuida do ambiente:
- A assinatura via gov.br deve ser aceita desde que possa ser validada nos mecanismos oficiais do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
- O nível prata também vale. A exigência de conta exclusivamente ouro foi afastada, por falta de justificativa técnica que a sustentasse.
- O magistrado continua com o dever de fiscalizar a regularidade da representação. Diante de dúvida concreta, pode determinar providências adicionais — inclusive exigir a assinatura qualificada.
Ou seja: a via avançada passa a ser o caminho normal, e a qualificada segue sendo o caminho que pode ser cobrado a qualquer momento. O escritório precisa operar bem nos dois, e isso não é um detalhe jurídico — é configuração, processo e registro.
O ponto frágil saiu do cofre e foi para o caminho do arquivo
No modelo anterior, a pergunta de infraestrutura era "conseguimos produzir uma assinatura qualificada hoje, se o juiz pedir?". Essa pergunta continua válida, e tratamos dela no artigo sobre procuração com assinatura digital.
A pergunta nova é diferente: o documento que o cliente assinou chega ao protocolo com a assinatura intacta e verificável?
Uma assinatura eletrônica avançada é uma afirmação matemática sobre um arquivo específico. Ela diz: este conjunto exato de bytes foi assinado por este signatário. Qualquer alteração no arquivo — mesmo uma que não mude nada visível — rompe essa afirmação. E o fluxo típico de um escritório está cheio de etapas que alteram arquivos sem avisar.
É aqui que o suporte de TI para advogados deixa de ser suporte a equipamento e passa a ser cuidado com um ativo processual.
O erro técnico que invalida um documento assinado
O documento assinado pelo cliente costuma passar por mãos e ferramentas antes de ser protocolado. Algumas dessas etapas destroem a assinatura silenciosamente:
- Imprimir em PDF ou "salvar como PDF" a partir do arquivo assinado. Isso gera um arquivo novo, sem a assinatura.
- Compactar ou reduzir o tamanho do PDF em ferramenta online ou utilitário de escritório.
- Juntar o documento a outros em um PDF único antes de verificar e arquivar o original assinado.
- Converter para outro formato e voltar, ou passar o arquivo por digitalização depois de impresso.
- Editar qualquer campo, incluindo adicionar numeração de páginas ou marca d'água.
Nenhuma dessas ações dá erro. O arquivo continua abrindo, continua legível, continua parecendo o mesmo documento — e a verificação no validador oficial deixa de confirmar a assinatura. O escritório só descobre quando alguém do outro lado verifica.
A regra operacional é simples e vale escrever na parede: o arquivo assinado é preservado como recebido. Se for preciso juntar, numerar ou compactar, isso acontece em uma cópia, e o original assinado permanece guardado e referenciado.
A verificação que precisa existir antes do protocolo
A decisão do CNJ condiciona a aceitação à possibilidade de validação nos mecanismos oficiais do ITI. Essa validação é gratuita, leva menos de um minuto e pode ser feita no verificador de conformidade do ITI. O que falta, na maioria dos escritórios, não é a ferramenta — é o passo no processo.
Um fluxo mínimo, que não depende de sistema novo:
- O documento assinado chega por um canal controlado, não por mensagem pessoal de quem estiver disponível.
- Antes de qualquer manipulação, o arquivo é salvo na pasta do processo com nome padronizado.
- O arquivo é submetido ao validador oficial e o relatório de validação é salvo ao lado dele.
- Só então o documento segue para o peticionamento.
- Se a validação falhar, o cliente é orientado a assinar novamente — antes do prazo, não em cima dele.
O passo 3 é o que transforma uma expectativa em prova. Se meses depois surgir dúvida sobre a autenticidade da procuração, a diferença entre uma resposta em dez minutos e uma correria de dois dias é ter guardado aquele relatório.
O que registrar junto de cada documento
A decisão preserva o dever do juiz de fiscalizar a representação processual. Quando essa fiscalização chega, ela chega com prazo. Vale, então, registrar no sistema de gestão do escritório — ou, na falta dele, na estrutura de pastas — o conjunto mínimo que responde à pergunta:
- Que tipo de assinatura foi usada: avançada, via gov.br, ou qualificada, com certificado ICP-Brasil.
- A data em que a validação foi feita e o relatório correspondente.
- Quem no escritório recebeu, verificou e protocolou o documento.
- Onde está o arquivo original, sem alterações.
É o mesmo princípio de trilha de auditoria que estrutura qualquer trabalho de consultoria em segurança da informação, aplicado a um documento que sustenta a própria legitimidade da atuação no processo.
Esses arquivos também precisam entrar na rotina de backup corporativo — com restauração já testada. Uma cópia que nunca foi restaurada é expectativa, não garantia.
Onde isso se transforma em risco de segurança
Há um efeito colateral previsível. À medida que a assinatura pelo gov.br se torna rotina no fluxo entre escritório e cliente, ela também se torna um pretexto confortável para fraude.
O padrão é conhecido: uma mensagem que parece vir do escritório, com o nome do processo correto, pedindo que o cliente confirme a conta gov.br em um endereço parecido com o oficial. Como o cliente está de fato esperando um pedido de assinatura, a desconfiança natural cai.
Dois cuidados que reduzem a exposição:
Primeiro, o escritório nunca pede credencial, senha ou código de verificação do cliente — e diz isso ao cliente por escrito, antes de precisar. Uma frase no e-mail de abertura do caso vale mais do que um alerta depois do incidente.
Segundo, o pedido de assinatura sai sempre pelo mesmo canal, do mesmo remetente, com o mesmo formato. Padrão estável é o que torna o desvio visível. Isso depende de ter controle sobre o ambiente de e-mail e sobre as contas que enviam em nome do escritório, o que é parte da gestão do ambiente Microsoft 365.
Checklist para o escritório
Serve tanto para quem cuida da própria TI quanto para quem já tem contrato de suporte — no segundo caso, vale levar a lista à próxima conversa com o fornecedor.
- Canal definido e único para receber documentos assinados por clientes.
- Regra escrita de que o arquivo assinado não é editado, compactado ou reimpresso.
- Passo de validação no verificador oficial antes do peticionamento.
- Relatório de validação arquivado junto do documento.
- Registro do tipo de assinatura usada em cada documento do processo.
- Pasta ou campo com o original assinado preservado, separado das versões de trabalho.
- Documentos assinados dentro da rotina de backup, com restauração testada.
- Aviso ao cliente, por escrito, de que o escritório nunca pede senha ou código.
- Capacidade mantida de produzir assinatura qualificada quando o juiz exigir.
Como a Diversa apoia escritórios de advocacia
O trabalho da Diversa Tecnologia em TI para advocacia parte da rotina do escritório: prazos, sigilo dos documentos de clientes, certificados digitais e acesso aos sistemas processuais. É essa familiaridade com o fluxo processual que separa um atendimento genérico de um suporte de TI para advogados.
Nos contratos de serviços gerenciados de TI, isso inclui organização do armazenamento e dos acessos, backup verificado, gestão do ambiente de e-mail e monitoramento contínuo, com SLA de 99,8% de disponibilidade e primeira resposta humana em menos de 30 minutos para incidentes críticos. Hoje são mais de 2.500 dispositivos acompanhados de forma contínua.
Para o escritório que ainda está organizando onde os arquivos ficam e quem acessa o quê, o artigo sobre o setor jurídico na nuvem trata da camada anterior a esta.
Conclusão
A decisão do CNJ reduz uma fricção real e tende a resolver boa parte das recusas que travavam procurações de clientes sem certificado. O contexto vinha se formando: em janeiro de 2026, o Superior Tribunal de Justiça já havia reconhecido a validade de procuração assinada pelo gov.br e dispensado o reconhecimento de firma, no REsp 2.243.445, relatado pela ministra Daniela Teixeira (Consultor Jurídico).
O que ela não faz é dispensar o escritório de cuidar do arquivo. A assinatura avançada só vale enquanto o documento chega íntegro e verificável ao protocolo — e isso depende de três coisas banais: um canal definido, uma regra de não mexer no arquivo e um passo de validação antes de peticionar.
Se hoje ninguém no escritório sabe dizer onde está o original assinado da última procuração recebida, nem se alguém o validou, esse é o lugar por onde começar. Fale com os especialistas da Diversa para avaliar o ambiente do seu escritório.